山东中医药大学教学档案管理办法

校教字〔2010〕38号

教学档案是教学管理的重要组成部分，为教学活动、教学研究、教学管理、教学评估服务起到重要作用。为了规范教学档案管理工作，不断提高教学管理水平，根据《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部 国家档案局令［2008］27号）、《山东中医药大学档案管理办法》和《山东中医药大学教学工作规程》等文件精神，特制定教学档案管理办法。

一、教学档案管理基本要求

1、凡在教学管理和教学活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体材料均属教学档案。

2、教学档案实行教研室（学系、实习基地）、学院、教务处三级管理。各管理单位、部门应确定一位教师或管理干部管理本教研室（学系）、本学院、本处的教学文件材料。并接受学校档案行政部门对档案工作的业务指导、监督和检查。教学档案应定期向上一级教学管理单位或学校档案管理部门移交归档案卷目录或案卷。

3、教学档案是教学管理的重要组成部分，应纳入教学管理制度及各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。

4、教学档案要按照学校有关规定对外公布。任何组织或者个人无权公布学校档案。凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准；涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意；需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准；对于利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

属下列情况之一者，不对外公布：

（1）涉及国家秘密的；

（2）涉及专利或者技术秘密的；

（3）涉及个人隐私的；

（4）档案形成单位规定限制利用的。

二、教学档案归档范围

（一）教研室（学系、实习基地）教学档案管理

1、教研室（学系）

教研室（学系）教学档案工作实行教研室主任（学系主任）负责制，教学档案由专人负责。教研室教学档案管理项目与保管期限如下：

（1）教学大纲、实验大纲和实验指导书。(保存15年)

（2）任课教师总表、任课教师调整审批表。(保存10年)

（3）校历、开课计划、课表、教学日历、调课通知。(保存5年)

（4）学生考核成绩。(保存8年)

（5）教务处、院(部)下发的各类教学文件。(保存10年)

（6）新开课程、上新课程及新上课教师试讲评议材料。(保存5年)

（7）自编、协编教材、教学参考书。(保存15年)

（8）教研室活动记录。(保存5年)

（9）学生考试、考查试卷。(保存6年)

（10）教案、讲稿。(保存10年)

（11）应该保存的其它教学资料及文件。(保存5年)

2、实习基地

（1）学校印发的通知、决定、批复等文件，包括学校组织的有关实习教学会议的文件材料；（永久保存）

（2）实习基地申报材料；（永久保存）

（3）我校兼职教师档案；（永久保存）

（4）实习教学计划及任务一览表；（5年）

（5）实习学生分队名单；（5年）

（6）毕业考试（临床技能考试）成绩等相关资料。（5年）

（7）应该保存的其它教学资料及文件。(保存5年)

（二）学院教学档案管理

学院教学档案管理工作实行院长负责制，学院教学档案管理项目与保管期限如下：

1、教务处下发的各类教学文件。(保存10年)

2、各专业实习基地的材料；（永久保存）

3、各专业教学计划、教学大纲、任课教师总表、任课教师调整审批表。(保存15年)

4、校历、每学期课表、教学日历。(保存10年)

5、学院各专业年级学生花名册。(保存10年)

6、学院各专业学生休学、转专业、考试违纪处分、保留学籍等各类文件。(保存10年)

7、学院各专业学生每学期考试、考查成绩册。(保存10年)

8、每学期各专业年级的考试监考安排。(保存10年)

9、实习学生分队名单及出勤情况等相关材料；（5年）

10、与实习教学过程与教学效果有关的文件材料；（5年）

11、应该保存的其它教学资料及文件；(保存10年)

12、学院所设专业的专业课程教材一套；（保存10年)

13、学院每年教师校自编教材、正式出版教材统计表，获奖教材统计表（永久保存）

（三）教务处教学档案管理

教务处教学档案管理工作实行处长负责制，教学档案管理项目与保管期限如下：

1、国家、省级教育主管部门下发的有关教学工作、学科、专业设置等各类教学文件、招生计划，以及学校、教务处的各类教学文件及资料。院(部)的各类有关教学文件及资料。(保存15年)

2、课程、专业建设相关材料及上级的批复。(永久保存)

3、实习基地申报、审批文件。（永久保存）

4、每年录取新生简明登记表。(永久保存)

5、我校聘任的兼职教师档案；（永久保存）

6、全校各专业各年级学生花名册、历年总成绩表。(永久保存)

7、全校的教学检查评估资料。(保存15年)

8、全校各专业教学计划、培养方案教学大纲。(保存15年)

9、每学期任课教师总表、任课教师调整审批表。(保存15年)

10、每学期校历、全校课程总表、调课通知、教学日历。(保存10年)

11、每学期全校下达的开课计划。(保存10年)

12、每学期全校各专业各年级学生考试安排。(保存5年)

13、每学期全校各专业各年级学生考试试题存档一份，备用试题存档。(保存10年)

14、学生课程考试（查）综合成绩汇总表、学生成绩单。(保存10年)

15、新开课程、上新课程、新上课教师试讲评议材料。(保存10年)

16、学生转学、学籍变更的有关材料。(永久保存)

17、全校所设专业的专业课程教材一套。(保存10年)

三、教学档案归档要求

1、归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点，原则上相同事由或问题的材料组成一卷，同一事由或问题的文件材料数量多时，可分别组成若干卷，每卷不超过200页；也可根据文件材料的内在联系，对事由或问题单一的、文件较少的，按不同内容分别组成簿卷。如有条件，可将档案加工成数字化档案同时保管，以利查阅。

2每卷前制定卷内目录，卷内目录一律用电脑打印，一式三份(一份放卷内、一份交档案室、一份部门留查)；装盒、编号、放入资料柜中，便于查找利用

3、卷内文件材料按正件在前、附件在后，正文在前、定稿或草稿在后，批复在前、请示在后，转发文件与原件应放在一起，按上述要求进行排列，一般性文件可按时间顺序进行排列。

4、归档的文件材料必须字迹工整、格式统一、照片图像清晰。文字书写应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、红墨水、彩色笔及复写，如出现上述情况，可将原件打印或复印后再立卷、归档，以利于档案材料的保存。《卷内目录》一律用电脑打印，一式三份(一份放卷内、一份交档案室、一份部门留查)；装盒、编号、放入资料柜中，便于查找利用

5、文件材料装订时，一律拆除金属物，对破损的文件材料进行加边、裱糊。按事由或问题分别立卷后，用线装订成册。要求整齐、美观。

6、装订成册后，要拟写案卷标题，标题要简明、准确地反映卷内文件内容。案卷标题不应超过50字。

7、应在应当在次学年寒假结束前，按要求整理、立卷、归档。

四、本办法自公布之日起实施，由教务处负责解释。