山东中医药大学科研项目档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为了提高学校科研档案质量和管理水平，充分发挥科研档案服务学校发展的作用，根据《高等学校档案管理办法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》等有关法律法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条 科研档案是在科学研究管理和研究活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图标、数据、声像等各种形式载体的文件材料。它是科研活动的真实记载，是科学技术储备的一种形式，是学校的一种宝贵财富。

第三条 科研档案实行集中统一管理，党委办公室（学校办公室）档案馆（以下简称“档案馆”）统一管理全校科研档案，以确保科研档案的完整、准确、系统和安全，有利于科研档案的开发利用。

第二章 科研档案形成和归档

第四条 学校科研文件材料的形成部门（单位），应当明确分管领导，配备兼职档案人员，及时收集、整理，按时归档，确保归档材料完整、准确、系统。

第五条 确定归档范围的原则：

（一）科研实践活动中形成的文件材料的归档，应对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；

（二）归档的科研文件材料，应当反映科研管理、科研实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。应当遵循其自然形成规律，保持其有机联系，符合科研管理和科研实践活动的成套性特点；

（三）协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一套完整档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料。如确系涉及协作单位的合法权益，应通过协议、合同或委托书等明确其科研文件材料的归属。

第六条 国家、省部级科研项目的归档范围：

（一）科研综合管理性文件材料：科研行政管理、科研计划管理、科研成果管理、科研经费管理、申报科学基金及有关批复及重要学术活动材料等文件；

（二）科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件；

（三）研究实验阶段：各种载体的重要原始记录（应当经过整理），实验报告、计算材料、专利申请的有关材料、设计图纸、关键工艺文件、重要往来文件等材料；

（四）总结鉴定验收阶段：工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况等文件；

（五）成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等文件；

（六）推广应用阶段：推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等文件。

第七条 厅局级及以下科研项目的归档范围：

（一）立项通知书；

（二）结题材料；

（三）其他需要归档的材料。

第八条 科研档案的归档要求：

（一）坚持实行科研文件材料形成单位立卷制度。课题组负责人对所承担的课题研究中形成资料的收集、整理负责。学校各部门（单位）对所承担科研管理工作范围内所形成档案资料的收集、整理负责。

（二）科研档案应当按时归档。科研综合管理性文件应在次年六月底以前归档；科研课题材料应在科研项目完成后两个月内归档。科研处负责管理性文件和部分科研课题材料的归档，课题组负责人负责科研课题材料的归档。归档时，填写科研档案移交目录一式二份，经学校档案馆清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。

（三）归档的科研文件材料一律使用原件。如无原件应注明原因。归档材料必须字迹工整、图文清晰，归档文件材料不得使用铅笔、圆珠笔、红水笔、复写纸、易褪色的材料书写、绘制，科研文件材料一般归档一份，其中重要和经常使用的文件可酌加副本。

第三章 科研档案管理与利用

第九条 科研档案管理应标准、规范，严格按照归档规定，对接收的科研档案进行分类、编目，逐步实现科研档案管理的数字化进程。

第十条 建立健全各项管理制度，对科研档案的接收、借阅、保管等情况进行管理，严格各项登记制度。

第十一条 科技档案的鉴定与销毁。由档案馆会同相关部门组成鉴定工作小组，根据科研档案的科学价值，以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，进行档案价值的鉴定。对于超过保管期限的档案进行认真审查，提出鉴定意见，编制销毁清册，经分管领导批准后进行销毁。

第十二条 在科研档案的利用中，应当严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等法律法规和学校有关科研档案利用的管理规定。

第十三条 凡利用馆藏科研档案者，应按档案馆规定办理利用手续。科研档案形成者可查阅自身移交的档案。其他单位或个人查阅科研归档材料原则上需经相关负责人批签同意。

第十四条 档案馆可以对科研档案进行开发利用，为提高学校教学、科研水平，提高社会效益和经济效益服务。

（一）档案馆可以定期编制科研档案目录，在学校内部提供利用。并根据科研和管理工作的需要，编辑各种形式的参考资料，专题汇编、文件资料等，为利用者服务；

（二）充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科技成果所有权及处理科研工作中的各种权益问题提供凭证；

（三）逐步进行档案材料检索、汇编等数字化进程，提高科研档案开发利用能力。

第四章 附 则

第十五条 本办法由档案馆负责解释。

第十六条 本办法自发布之日起施行。

附件1：

山东中医药大学科学研究类档案归档范围和保管期限表